Ohne saubere Assetverwaltung keine Transparenz
Die Verwaltung von IT-Assets, das Ticketmanagement und die Steuerung von Verbrauchsmateriallieferungen stellen vor allem mittelständische und große Unternehmen mit mehreren weit verteilten Standorten vor enorme Herausforderungen. Oft werden hier neben unzähligen PCs, Notebooks und Smartphones samt Peripherie mehrere Hundert Drucksysteme unterschiedlicher Hersteller betrieben. Ohne ein professionelles Asset-Management ist es in solchen Fällen nicht mehr möglich, den Überblick über die gesamte Geräteflotte und den Zustand der einzelnen Geräte zu behalten.
• Wo befindet sich welches Asset?
• Wer ist der Ansprechpartner für ein bestimmtes Gerät?
• Wie kann ich diesen Ansprechpartner erreichen?
• Wie ist die Maschine im Detail konfiguriert?
• Hat der Standort bestimmte Besonderheiten?
• Ist noch ausreichend Verbrauchsmaterial für einen Drucker vorhanden?
• Ist bereits Nachschub an Verbrauchsmaterial unterwegs?
• Wo können Störungsmeldungen eröffnet werden?
• In welchem Status befinden sich Störungsmeldungen?
• Wann wird ein Techniker eintreffen?
Belastbare Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Unternehmen nur, wenn sie ihre Hardware und Drucksysteme an einem zentralen Ort verwalten und dort alle relevanten Informationen rund um die Assets möglichst in Echtzeit managen. Wie dies technisch umgesetzt werden kann, zeigt das Beispiel SKIP.
• Wo befindet sich welches Asset?
• Wer ist der Ansprechpartner für ein bestimmtes Gerät?
• Wie kann ich diesen Ansprechpartner erreichen?
• Wie ist die Maschine im Detail konfiguriert?
• Hat der Standort bestimmte Besonderheiten?
• Ist noch ausreichend Verbrauchsmaterial für einen Drucker vorhanden?
• Ist bereits Nachschub an Verbrauchsmaterial unterwegs?
• Wo können Störungsmeldungen eröffnet werden?
• In welchem Status befinden sich Störungsmeldungen?
• Wann wird ein Techniker eintreffen?
Belastbare Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Unternehmen nur, wenn sie ihre Hardware und Drucksysteme an einem zentralen Ort verwalten und dort alle relevanten Informationen rund um die Assets möglichst in Echtzeit managen. Wie dies technisch umgesetzt werden kann, zeigt das Beispiel SKIP.
Lösung für agiles Service-Management kommt von Full-Service-Dienstleister
SKIP ist eine Portal-Lösung für agiles Service-Management. Entwickelt wurde sie von der tec.direct IT Systems GmbH, einem führenden IT-Händler und Anbieter von Managed Print Services. Das Tool ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamte IT-Peripherie und alle Drucker herstellerübergreifend zu verwalten. Beispielsweise lassen sich mit SKIP die Standorte von Geräten einsehen und ändern, Tickets eröffnen und nachverfolgen sowie Tinten- und Tonerbestellungen tracken. Weiterhin bietet die Lösung eine Übersicht über den Status aller Systeme und einen Livestatus zu Technikereinsätzen. Ebenso sind Vertragsdetails, ein Lizenzmanagement und Statistiken vorhanden, die für zusätzliche Transparenz sorgen. Auch kaufmännische Themen wie die Abrechnung werden von dem Tool unterstützt.
"Agil" ist diese Form des Service-Managements, weil sie sich sehr flexibel an Veränderungen im Unternehmen anpasst und direkt mit ihm interagiert. Ein Beispiel: Ein Anwender gibt seinen Homeoffice-Drucker an einen anderen Mitarbeiter weiter. Durch wenige Klicks in SKIP können innerhalb von zwei Minuten alle relevanten Daten geändert werden. Das Unternehmen, tec.direct und die Techniker des Anbieters wissen direkt wieder, wo das Gerät steht und wer der richtige Ansprechpartner ist. Der Support des IT-Dienstleisters kann das System außerdem in die Überwachung einbinden. Die Supply-Chain liefert daraufhin die Verbrauchsmaterialien an die richtige Standortadresse und der neue Drucker-Nutzer erhält einen Zugang, mit dem sich sämtliche Daten einsehen lassen. Doch auch das Controlling profitiert: Es hat bei der nächsten Abrechnung die richtige Kostenstelle hinterlegt und kann die Kosten umgehend korrekt zuordnen.
"Agil" ist diese Form des Service-Managements, weil sie sich sehr flexibel an Veränderungen im Unternehmen anpasst und direkt mit ihm interagiert. Ein Beispiel: Ein Anwender gibt seinen Homeoffice-Drucker an einen anderen Mitarbeiter weiter. Durch wenige Klicks in SKIP können innerhalb von zwei Minuten alle relevanten Daten geändert werden. Das Unternehmen, tec.direct und die Techniker des Anbieters wissen direkt wieder, wo das Gerät steht und wer der richtige Ansprechpartner ist. Der Support des IT-Dienstleisters kann das System außerdem in die Überwachung einbinden. Die Supply-Chain liefert daraufhin die Verbrauchsmaterialien an die richtige Standortadresse und der neue Drucker-Nutzer erhält einen Zugang, mit dem sich sämtliche Daten einsehen lassen. Doch auch das Controlling profitiert: Es hat bei der nächsten Abrechnung die richtige Kostenstelle hinterlegt und kann die Kosten umgehend korrekt zuordnen.
Ein Plus für die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit
Durch SKIP realisieren Unternehmen nicht nur ein agiles Service-Management, sie können die Informationen aus dem Dashboard und den Reports auch nutzen, um ihren Asset-Pool zu optimieren. Beispielsweise wird ersichtlich, welche Assets in letzter Zeit kaum oder gar nicht genutzt wurden. Geräte dieser Art können dann entfernt werden, um Kosten für Energie, Support und Wartung einzusparen. Und auch die Sicherheit profitiert. Denn durch das konsequente Assetmanagement wird transparent, wer welches Gerät nutzt und wer Zugriff auf sensible Daten hat.
