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Mit der Audit App zu einem effektiven Workflow im Unternehmen

Audit App

Arbeitsabläufe lassen sich sehr gut mit Checklisten planen und abarbeiten. Dokumentationen und Analysen verschiedener Arbeitsabläufe können davon profitieren, da der Workflow merklich verbessert werden kann. So kommt es nicht mehr zu vergessenen oder doppelt bearbeiteten Aufgaben. Neben Checklisten in Papierform setzen sich auch digitale Lösungen immer mehr durch, da sie gewisse Vorteile bringen. Die Audit-App ist eine von ihnen.

Checklisten besser digitalisieren

Die Vorteile, Checklisten zu digitalisieren, sind klar: Einzelne Punkte können nicht vergessen oder versehentlich übersprungen werden und wichtige Notizen müssen nicht noch einmal extra in ein Computersystem übertragen werden. Dies reduziert mögliche Fehlerquellen auf ein Minimum. Eine gute Checklisten-App prüft eingetragene Daten automatisch auf ihre Plausibilität. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass digitale Checklisten für jeden Mitarbeiter schnell zur Verfügung stehen: Die zentrale Verwaltung der Daten macht es möglich. Durch die App ist jeder Mitarbeiter zusätzlich mobil und kann von überall aus auf die Checklisten zugreifen und Dokumente einsehen. Auch Änderungen der Listen sind on- und offline problemlos möglich. Besteht keine Internetverbindung, werden die Listen automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung vorhanden ist.

Audit App mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten

Gerade für Unternehmen ist es wichtig, sich auf die eingesetzte Software verlassen zu können. Daher ist die Auswahl aus den unzähligen Checklisten-Apps zunächst schwierig. Generell sollte auf ein paar Punkte geachtet werden: Die Bedienung muss möglichst einfach und intuitiv sein. Auch sollte die App skalier- und erweiterbar sein. Die Audit-App von firstaudit erfüllt diese Punkte. Je nach Unternehmensgröße und Branche kann diese App von den Entwicklern angepasst werden und ermöglicht daraufhin plattformunabhängiges Arbeiten. Es lassen sich beliebig viele Checklisten anlegen sowie Audits und Umfragen erstellen. Die digitalen Auditbögen sind komplett individualisierbar und man kann die Audits für ISO 9001 selbst erfassen.

So wird der Workflow entscheidend verbessert. Ein weiterer Vorteil: Jede Checkliste lässt sich über die App auf Tablets oder Smartphones bearbeiten, abschließend digital unterschreiben und als PDF-Dokument verschicken. Daten können direkt über die smarte Checkliste nativ mit den mobilen Endgeräten erhoben werden. Etwaige Mängel können via Fotodokumentation festgehalten, entsprechende Maßnahmen gesteuert und eingeleitet werden. Auch gibt es die Möglichkeit, Normabweichungen optisch hervorzuheben.

Im zentralen Webportal lassen sich Audits beziehungsweise Formulare anlegen und Aufträge über ein ausgeklügeltes Rechtesystem für die Checklisten-App bereitstellen. Diese können dann Schritt für Schritt in der App abgearbeitet werden. Auf Wunsch können in den Audit-Formularen Bilder und PDF als Arbeits-/Betriebsanweisung beziehungsweise sonstige erforderlichen Informationen hinterlegt werden. Aussagekräftige Auswertungen oder Reports lassen sich jederzeit generieren und per E-Mail verschicken. Zudem werden Kennzahlen (KPIs) im Dashboard visualisiert, können entsprechend nachverfolgt und untereinander verglichen werden.

Kompatibel mit bestehender Software im Unternehmen

Die für Unternehmen besonders wichtige Verschlüsselung ist mit der Audit App gegeben, da die Daten auf sicherheitszertifizierten Servern gespeichert werden. Auch für das Thema Zugriffsberechtigung ist die App ausgestattet. Verschiedene Nutzer können Gruppen zugewiesen werden, die daraufhin kompletten oder nur teilweise Zugang zu den Daten erhalten. Unternehmen, die bereits eine feste Unternehmenssoftware einsetzen können auch von der digitalen Checkliste profitieren: Die Audit App wurde für iOS, Android und Windows entwickelt und lässt sich in die vorhandene Unternehmenssoftware einbinden, damit eine problemlose Übertragung der Daten möglich wird.