Dutchview information technology GmbH
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Brandschutzdokumentation: Software sorgt für erhebliche Vereinfachung

Brandschutzdokumentation

Eine gründliche, rechtssichere Brandschutzinspektion und die damit verbundene Brandschutzdokumentation sind bei der Neuerstellung, Sanierung und Instandhaltung von Bauten unverzichtbar. Die Dokumentation analog vorzunehmen, verursacht jedoch einen enormen Aufwand, erschwert die Zusammenarbeit der Brandschutzbeauftragten und anderen Prozessbeteiligten und birgt ein gewisses Fehlerpotenzial. Zudem gestaltet sich der Zugriff auf die Informationen schwierig. Lösbar ist diese Problematik mit einer Brandschutz-Software, die den gesamten Ablauf der Brandschutzdokumentation digitalisiert und stark vereinfacht.

Was ist Brandschutz?

Brandschutz ist ein Sammelbegriff für alle Maßnahmen, die einer Entstehung und Ausbreitung von Bränden vorbeugen. Ebenso zählen alle Maßnahmen dazu, die das Retten von Menschen und Tieren sowie wirksame Löscharbeiten im Brandfall ermöglichen. Brandschutz gliedert sich grob also in zwei Bereiche: den vorbeugenden Brandschutz (Brandverhütung) und den abwehrenden Brandschutz.

Der vorbeugende Brandschutz lässt sich wiederum in drei Teilbereiche gliedern:

• Baulicher Brandschutz: umfasst vielfältige Maßnahmen wie die Fluchtwegeplanung, die Brandabschnittsplanung und die verwendeten Baustoffe.

• Organisatorischer Brandschutz: beschreibt die Bestellung wichtiger Brandschutzakteure (zum Beispiel Brandschutzbeauftragte, Brandschutzhelfer), die Erstellung von Alarm- und Brandschutzplänen sowie Brandschutzschulungen.

• Anlagentechnischer Brandschutz: umfasst alle technischen Anlagen zur Branderkennung, Alarmierung sowie zum Löschen und Evakuieren.

Die Rechtsgrundlagen für den Brandschutz sind in Deutschland äußerst vielfältig. Maßgeblich für den vorbeugenden Brandschutz sind insbesondere die Bauordnungen und Feuerwehrgesetze der Länder.

Warum ist eine Brandschutzdokumentation wichtig und wie wird sie umgesetzt?

Eine präzise, aussagekräftige und nachvollziehbare Brandschutzdokumentation ist in mehrfacher Hinsicht von Bedeutung. Zunächst ist sie im Brandschutzleitfaden des Bundes vorgeschrieben. Zudem lässt sich mit ihr nachweisen, dass alle Brandschutzvorschriften eingehalten wurden. Weiterhin ist sie im Brandfall unverzichtbar, um Menschen und Sachwerte retten sowie Brände möglichst effektiv bekämpfen zu können. Gerade in diesem Fall ist ein schneller Zugriff auf die Dokumente von höchster Relevanz.

Zu unterscheiden sind die einmalige und die regelmäßige Brandschutzdokumentation. Die einmalige (statische) Dokumentation erfolgt bei der Abnahme von Bauten oder Anlagen. Ebenso zählen die Bestellung eines Brandschutzbeauftragten, die Niederschrift einer betrieblichen Brandschutzordnung, die Erstellung eines Explosionsschutzdokuments sowie brandschutzrelevante Nebenbestimmungen aus Bau- und sonstigen Genehmigungen zur statischen Dokumentation.

Daneben gibt es die stetige Brandschutzdokumentation. Diese wird durch kontinuierliche Wartungen und Kontrollen an Bauten, Anlagen und Räumen regelmäßig aktualisiert und ergänzt. Oft liegt diesem "Update" eine Brandschutzbegehung mit Checkliste zugrunde. Hierbei werden beispielsweise Aspekte wie der Zustand der Brandschutzschottung, Feuerwehr-Laufpläne, der Status von Betriebserlaubnissen sowie die Arbeitsmittel überprüft.

Welche Anforderungen muss eine Brandschutzdokumentation erfüllen?

Um haftungsentlastend zu wirken und im Brandfall schnell verfügbar zu sein, muss eine Brandschutzdokumentation dauerhaft archiviert werden – und zwar so, dass alle Interessensgruppen sofort darauf zugreifen können. Ebenso müssen die Dokumente wegen der Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit chronologisch und strukturiert geordnet sein. Weitere Anforderungen an die Brandschutzdokumentation sind die folgenden:

Beständigkeit und Nachhaltigkeit: Dokumente müssen noch nach vielen Jahren lesbar und nachvollziehbar sein.

Rechtssicherheit: Dokumente benötigen Zeitstempel, hochwertige Beweisfotos, Zugriffsrechte und eine sichere (unmanipulierbare) Archivierung ohne Löschfunktion.

Visuelle Überzeugungskraft: Darstellung von Komponenten und besonderer Gefahren mithilfe von Norm-Symbolen.

Checklisten und Vorgaben

Festhalten wichtiger Kommunikationsvorgänge (ausführliche schriftliche Berichte)

Die Anforderungen an eine Brandschutzdokumentation sind also hoch. Mit einer rein papiergebundenen Herangehensweise können sie kaum erfüllt werden. Erschwerend kommt hinzu, dass Gerichte die reine Papiervariante mittlerweile kaum noch akzeptieren. Doch auch die Verwendung von Hilfsmitteln wie Excel und Word ist nicht die Optimallösung. Es spricht also vieles dafür, die Dokumentation professionell und durchgängig zu digitalisieren. Dies gilt im Übrigen nicht nur für den Bestand, sondern bereits auf der Baustelle. Doch welche Software-Lösung empfiehlt sich?

Wie kann eine Brandschutz-Software unterstützen?

Brandschutz-Software kann die Brandschutzdokumentation in allen relevanten Szenarien maßgeblich unterstützen. Hierzu zählt die Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung ebenso wie der anlagentechnische Brandschutz mit regelmäßigen Prüfintervallen, die Inventarisierung brandschutztechnischer Anlagen sowie die Organisation und Kontrolle von Brandschutzmaßnahmen. Dabei nutzen moderne Systeme meist zwei Komponenten: eine App für die mobile Dokumentation und eine Desktop-Software für die Auswertung der Daten.

Wie sich der Einsatz von solch einem digitalen Brandschutzbuch darstellt, wird am besten anhand eines Beispiels deutlich. Ziehen wir hierfür das Produkt Ed Controls heran, mit dem die Brandschutzdokumentation besonders zeitsparend und einfach durchgeführt werden kann. Die Lösung beinhaltet eine App für iOS und Android. Hierdurch ist es Nutzern möglich, Mängel direkt vor Ort zu erfassen. Der genaue Mängelort wird mittels Fingertipp im virtuellen Plan auf einfache Weise verortet. Nach dieser Aktion wird automatisch die Kamera aktiviert, um den Vorgang mit Fotos dokumentieren zu können. Weiterhin können Mängel mithilfe einer integrierten Ticketfunktion einem Verantwortlichen zur Behebung zugeteilt werden. Für eine gute Übersicht sorgt die Planansicht mit Piktogrammen, auf der Ed Controls basiert. Die hierdurch entstehende Transparenz nutzt nicht nur Brandschutzbeauftragten, sondern ist auch bei Inspektionen durch die Feuerwehr äußerst hilfreich.

Alle brandschutzrelevanten Dokumente an einem zentralen Ort

Außerdem dient die Brandschutzdokumentations-Software als zentraler Informationspool für sämtliche Nachweise, Angaben und Informationen zum Brandschutz. Auch externe Dokumente und Dokumentenablageorte (zum Beispiel SharePoint) lassen sich einbinden. Ed Controls stellt alle gespeicherten Daten sowohl online als auch offline zur Verfügung. Zudem ist volle Rechtssicherheit gegeben, da Anwender keine Inhalte löschen können. Zahlreiche weitere Funktionen wie Möglichkeiten für PDF-Exporte, automatische Status-Updates per Mail und Audit-Tools (zum Beispiel Abnahmekontrollen, Checklisten, Bautagebücher) runden den Leistungsumfang ab.

Abgerechnet wird Ed Controls zu attraktiven monatlichen Gebühren. Zur Verfügung stehen verschiedene Preismodelle für Einzelnutzer, Unternehmen und Einzelprojekte. Unabhängig davon sind in den Monatsgebühren ein unbegrenztes Datenvolumen, eine 24/7-Anwenderhotline, eine technische Hotline sowie eine Schulung pro Jahr bereits im Preis inbegriffen.

Vorteile der Brandschutz-Software in der Übersicht

Zusammengefasst bietet die Brandschutzdokumentations-Software Ed Controls folgenden Mehrwert:

• Intuitive Bedienung

• Effizienzsteigerung (schnelleres Arbeiten als in Tabellensoftware)

• Einbindung von Dokumenten möglich

• Mängelerfassung direkt vor Ort

• Fotos direkt mit der App aufnehmen und im Plan positionieren

• Integrierte Planansichten mit Piktogrammen

• Alle Daten on- und offline verfügbar

• Kopplung mit anderen Programmen (zum Beispiel Sharepoint, Dropbox) dank API möglich

• App kostenlos auf mehreren Geräten (iOS und Android) installierbar

• Abrechnung zur fairen Monatsgebühr, Zahlung nur bei Ticketerstellung

• Unbegrenztes Datenvolumen

• Eine Schulung pro Jahr inklusive

• Leistungsfähige technische und Anwender-Hotline

• Rechtssicherheit (keine Löschmöglichkeiten)

• Sichere Datenaufbewahrung

• Ticket-Routing möglich

• Funktionen für PDF-Exporte und Status-E-Mails vorhanden

• Auditerstellung (Abnahmekontrollen, Checklisten, Bautagebücher) möglich

• Nutzungsstatistiken vorhanden

• Verfügbar in zehn Sprachen