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Cloud-basierte ERP-Systeme: Diese Fakten sollten mittelständische Unternehmen kennen

Cloud basierte ERP Systeme

Cloud-basierte ERP-Systeme setzen sich zunehmend durch. Doch woran liegt das? Und welche Fakten zu Cloud-ERP-Lösungen sollten Unternehmen des Mittelstands kennen? Dieser Artikel beantwortet die häufigsten Fragen.

Cloud-ERP vs. On-Premise-ERP

Im Gegensatz zu einem On-Premise-ERP haben Cloud-basierte ERP-Systeme einige Vorteile. Sie bieten denselben Funktionsumfang, erfordern jedoch nicht die Anschaffung teurer Server-Hardware und Lizenzen. Auch der Aufwand für Installation, Betrieb, Wartung und Updates entfällt, da diese Aufgaben vom Anbieter übernommen werden. Zudem punkten Cloud-ERP-Lösungen mit einer guten Skalierbarkeit, höchster Sicherheit, flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten und planbaren, meist monatlich zu zahlenden Gebühren.

All diese Eigenschaften machen Cloud-ERP-Systeme zur idealen Lösung für mittelständische Unternehmen, die naturgemäß nicht über hohe Investitionsbudgets und große IT-Teams verfügen. Vielmehr möchten sich Betriebe dieser Zielgruppe auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, ohne sich mit komplexen IT-Fragen auseinandersetzen zu müssen. Und wächst das Unternehmen, so wächst ein Cloud ERP problemlos mit. Denn dank des Cloud-Lizenzmodells haben Betriebe stets Zugriff auf den vollen Funktionsumfang der Software. Benötigte Features müssen lediglich aktiviert werden. So ist es möglich, klein zu starten, und das System bei Bedarf schrittweise zu erweitern.

Durch die Einführung eines voll integrierten, Cloud-basierten ERP-Systems entstehen mehrere positive Veränderungen im Unternehmen. Bewirkt werden diese insbesondere durch die abteilungsübergreifende Integration von Prozessen. Hierdurch werden ehemalige Informationssilos durch eine zentrale Datenbasis ersetzt, auf die alle Mitarbeitenden gemeinsam zugreifen können. Außerdem verbessern sich die Arbeitsabläufe, da sie innerhalb der Software durchgängig abgebildet werden. Auch die Informationstransparenz steigt erheblich. Wichtige Kennzahlen sind auf Knopfdruck verfügbar. Zudem können oftmals Kund*innen besser betreut werden, was sich in einer höheren Kundenzufriedenheit und im Optimalfall in Umsatzsteigerungen widerspiegelt. Nicht zuletzt gilt ERP-Software als Rückgrat der digitalen Transformation und macht Unternehmen somit zukunftsfähig.

Cloud-basierte ERP-Systeme: Anbieter und Kosten

Der Markt für Cloud-basierte ERP-Systeme ist zuletzt stark gewachsen. Die Top-5-Anbieter sind aktuell die folgenden:

- SAP: der weltweit größte ERP-Hersteller und Marktführer für Unternehmenssoftware, SAP Business ByDesign als Cloud-Lösung für den Mittelstand
- Microsoft: Dynamics 365 als Cloud-ERP für KMU aller Branchen
- Sage: spezialisiert auf Branchenlösungen
- Scopevisio: Cloud ERP mit "Assisted Work" für den Mittelstand
- weclapp: Cloud ERP für KMU

Ein System, das bereits in seiner Standardvariante alle Anforderungen in Gänze erfüllt, wird sich auf dem Markt trotz der großen Auswahl nur schwer finden lassen. Vielmehr ist die 80/20-Regel ein guter Anhaltspunkt. Sie besagt, dass 80 Prozent der Anforderungen im Standard abgebildet werden können, die restlichen 20 Prozent mithilfe von Prozessänderungen (Work-Arounds), Erweiterungen, Integrationen oder Eigenentwicklungen umgesetzt werden müssen. Zum Standard zählen in aller Regel Funktionsbausteine wie Marketing, Verkauf, Lagerverwaltung, Projektmanagement, Einkauf, Finanzen und Controlling. Zusätzliche Features können bei den meisten Cloud-ERP-Anbietern mithilfe branchen- oder anforderungsspezifischer Add-ons implementiert werden. Das Ziel ist die Abbildung der End-to-End-Prozesse eines Unternehmens auf einer Softwareplattform. Auf diese Weise entstehen letztlich passgenaue Lösungen – ohne den großen Nachteil, den eine Individuallösung mit sich bringt. Denn Cloud-ERP-Add-ons sind in den meisten Fällen Standardanwendungen die, wie das Cloud ERP selbst, kontinuierlich weiterentwickelt und über dasselbe Mietmodell lizensiert werden. Somit ist gewährleistet, dass die Erweiterungen auch bei einem Releasewechsel mit dem Kernsystem kompatibel bleiben.

Abgerechnet werden Cloud-basierte ERP-Systeme in aller Regel zu festgelegten monatlichen Gebühren pro Benutzer. Wie hoch diese "Miete" ausfällt, hängt vom Anbieter und dem Funktionsumfang ab. Das leistungsstarke SAP Business ByDesign kostet durchschnittlich beispielsweise rund 60 bis 80 Euro pro User, pro Monat. Abgesehen von den überschaubaren Implementierungskosten und Zusatzkosten für Add-ons kommen keine weiteren Aufwände hinzu.

Die wichtigsten Fakten zur Einführung

Im Allgemeinen lassen sich Cloud-basierte ERP-Systeme zügig implementieren. Im Fall von SAP Business ByDesign dauert die Einführung im Durchschnitt drei bis sechs Monate – abhängig von der Bereitschaft der Kunden. Möglich machen dies die vorgefertigten Best-Practice-Prozesse und branchenindividuelle Pakete, mit denen die Cloud-ERP-Software ausgeliefert wird.

Damit die Einführung reibungslos verläuft, sollte das Cloud ERP systematisch implementiert werden. Die wichtigsten Tipps lauten in diesem Kontext wie folgt:

- Alle Abteilungen ins Boot holen, um optimale Prozesse zu definieren
- Realistischen Starttermin planen
- Geeignete Projektleitung bestimmen
- Ziele der ERP-Einführung klar formulieren
- Strategische Bedeutung des Projekts betonen, Geschäftsführung in Veränderung einbeziehen
- Budgetrahmen definieren
- Nutzeranzahl festlegen

Ein weiteres erfolgsentscheidendes Kriterium ist die Auswahl eines geeigneten Implementierungspartners. Hier sind es Aspekte wie Kompetenz, Kundenorientierung, Erfahrung, Persönlichkeit, Zukunftsorientierung und Sympathie, die eine Rolle spielen. Kundenreferenzen geben Aufschluss über die Erfahrung und Kompetenz eines Implementierungspartners.