advertorial
Digitales Besuchermanagement vereinfacht und automatisiert den Anmeldeprozess. Moderner und zeitgemäßer Empfang im Foyer eines Unternehmens
Digitales Besuchermanagement vereinfacht und automatisiert den Anmeldeprozess. Moderner und zeitgemäßer Empfang im Foyer eines Unternehmens

Digitales Besuchermanagement sorgt für Effizienz in Betrieben

digitales besuchermanagement

Große Unternehmen verzeichnen oftmals Hunderte von Besuchern pro Monat - darunter Kunden, externe Dienstleister und Lieferanten. Der Empfang erfolgt hierbei oftmals immer noch analog per Formular. In puncto Effizienz, Aufwand, Datenverwertbarkeit und Sicherheit ist dieses Vorgehen nicht optimal. Wer ein digitales Besuchermanagement einführt, kann hingegen erhebliche Verbesserungen erzielen.

Zettelwirtschaft ist nicht mehr zeitgemäß

Kontaktlose Lösungen sind aktuell ein wichtiges Bedürfnis in der Wirtschaft und im öffentlichen Leben. Das Besuchermanagement in der Industrie ist hiervon nicht ausgenommen. An der Umsetzung hapert es jedoch. So ist es nach wie vor die Regel, dass sich Gäste beim Empfangspersonal melden, ihre Daten in Papierlisten oder Formulare eintragen, einen Besucherausweis erhalten und persönlich über die geltenden Regularien informiert werden. Bei der Abmeldung entsteht ein ähnlich hoher Aufwand. Gerade in Stoßzeiten sind Warteschlangen bei dieser Form des Besuchermanagements keine Seltenheit. Selbst regelmäßige Gäste müssen die Prozedur meist immer wieder durchlaufen. Ebenso birgt diese Abwicklungsform ein nicht unbeträchtliches Infektionsrisiko. Nachteilig ist außerdem, dass die erfassten Kontaktdaten nicht digital in andere Verwaltungsbereiche, etwa in einem CRM-System, übernommen werden können. Vielmehr müssen sie händisch erfasst werden, wodurch auch Fehler nicht auszuschließen sind.

Digitales Besuchermanagement löst die Probleme

Beseitigen lassen sich die oben skizzierten Probleme durch ein digitales Besuchermanagement. Eine intelligente Lösung dieser Art ist redpengoo, eine Entwicklung des Dresdner Spezialisten für Self-Service-Lösungen eKiosk.

Die Software automatisiert, zentralisiert und beschleunigt den Check-in und Check-out von Besuchern samt der individuellen Zutrittsberechtigungen. Ankommende Besucher registrieren sich zunächst bei einem digitalen Portier. Bei Bedarf erhalten sie hierbei weitere Unterweisungen und einen Besucherausweis. Auch die Abmeldung können sie selbstständig vornehmen. Daten wiederkehrender Besucher wie von Reinigungskräften und externen Mitarbeitern müssen nur einmalig hinterlegt werden.

Weniger Aufwand, mehr Sicherheit

Das digitale Besuchermanagement mit redpengoo entlastet das Sicherheits- und Empfangspersonal deutlich. Zudem schont es die Ressourcen und stellt einen weiteren Schritt in Richtung des papierlosen Unternehmens dar. Wie viele Gebäude und Zugänge sich auf dem Betriebsgelände befinden, ist für die Software unerheblich. Sie führt alle Informationen in einer zentralen Instanz zusammen und macht sie darüber hinaus für weitere Unternehmensanwendungen zugänglich. Medienbrüche zwischen handgeschriebenen Empfangslisten und den digitalen Office- und Managementtools gehören somit der Vergangenheit an.