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Digitalisierung der Verwaltung: Mehrkanal-Kommunikation als Herausforderung

Digitalisierung Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung soll durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) weiteren Vortrieb erhalten. Es verpflichtet öffentliche Stellen dazu, ihre Dienstleistungen auch online anzubieten. Doch was ist zu tun, wenn Unternehmen und Bürger ihre Dokumente weiterhin auf dem klassischen Postweg erhalten möchten oder den Online-Abruf von Bescheiden vergessen? Begegnen lässt sich solchen Herausforderungen nur mit einer intelligenten Omnichannel-Kommunikation.

Onlinezugangsgesetz (OZG): Die Zeit drängt

Gemäß Onlinezugangsgesetz (OZG) muss die öffentliche Verwaltung ihre Dienstleistungen bis spätestens Ende 2022 vollständig auch auf ihren Online-Verwaltungsportalen anbieten. Doch nicht nur aus dieser Verpflichtung heraus sollten Ämter und Behörden ihre Digitalisierung vorantreiben. Auch Umwelt- und Nachhaltigkeitsgesichtspunkte spielen zunehmend eine Rolle. Der klassische Postweg kann in diesem Kontext nur noch das letzte Mittel der Wahl sein.

Aus diesen Gründen erhalten Unternehmen und Bürger auf dem Behörden-Portal eine Art digitales Postfach zur Erledigung der gesamten Korrespondenz. Hier finden sich dann Bußgeldbescheide ebenso wie Steuer- oder Abwassergebührenbescheide. Voraussetzung für diese zentrale Anlaufstelle im Netz ist natürlich, dass Bund, Länder und Kommunen ihre bisher eigenen Portale vernetzen und sie mit einer einzigen Online-Identität zugänglich machen.

Digitalisierung der Verwaltung erfordert Multi-Channel-Output

Zwar ist der Trend zur Digitalisierung der Verwaltung unumkehrbar, Papier wird jedoch nicht von heute auf morgen aus den Prozessen verschwinden. Behörden und Ämter benötigen daher eine intelligente Mehrkanal-Kommunikation. Diese muss sicherstellen, dass Dokumente den Empfänger unabhängig vom analogen oder digitalen Kommunikationskanal (Brief, E-Mail, Online-Bereitstellung) stets fristgerecht erreichen. Denn es nutzt beispielsweise wenig, wenn Bürger zwar für digitale Services registriert sind, die Korrespondenz jedoch nicht regelmäßig abrufen oder per E-Mail nur eingeschränkt erreichbar sind.

Multichannel-Lösung kommt aus Baden-Württemberg

Mit dem Produkt DocBridge® Gear hat die Compart AG mit Sitz in Böblingen eine Lösung für die skizzierte Problematik entwickelt. Es handelt sich um eine Software für die Omnichannel-Kundenkommunikation, mit dem die öffentliche Verwaltung eine zuverlässige analoge und digitale Zustellung ihrer Korrespondenz gewährleistet. Sämtliche Dokumente werden hierbei zunächst in einem Cloud-Speicher elektronisch vorgehalten. Der Abruf erfolgt via Webbrowser. Informiert werden die Nutzer via SMS oder E-Mail.

Alle Dokumente, die innerhalb einer definierten Frist nicht heruntergeladen wurden, holt die Compart-Software automatisch aus dem Cloud-Speicher ab und übergibt sie an ein zentrales Output-Management. Hier werden sie aufbereitet, gedruckt und per Post versendet.