Druckoptimierung - das papierlose Büro
Die Digitalisierung von Abläufen, Anwendungen und Kommunikation impliziert, dass dabei auch Papier eingespart wird. Dieser Irrglaube führt dazu, dass die Kosten für Druck- und Kopierarbeiten selten berücksichtigt werden; Vorrang hat, dass der Drucker funktioniert und den Mitarbeitern jederzeit zuverlässig zur Verfügung steht. Die Realität sieht aber anders aus: In mittelständischen Unternehmen kommen je nach Branche mehrere Millionen Seiten Papier pro Jahr aus dem Drucker. Das belastet nicht nur das Firmenbudget, sondern auch die Umwelt. Durch eine Druckoptimierung mit oft nur geringen Anpassungen können Papier- und Kostenaufwand reduziert werden. Der Optimierungsansatz sollte dabei nicht in der Streichung von Druckern liegen, sondern vielmehr Workflow und interne Abläufe betrachten - das gilt nicht nur für die Anwendung der Geräte, sondern auch für die Administration. Einer der wichtigsten Schritte hierfür ist, die entstehenden Kosten transparent zu machen. Dies ist die Basis für mehr Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Druck- und Kopiersystemen.
Drucken und kopieren - ein emotionales Thema
Was ebenfalls selten berücksichtigt wird ist, dass Drucken und Kopieren nicht nur lästige Aufgaben sind. Jeder Mitarbeiter will seinen Anspruch auf den Drucker geltend machen und über die Geräte jederzeit verfügen können. Auch hier kann eine Optimierung für Entspannung sorgen, zum Beispiel durch klare Regelungen für Mitarbeiter, die für einen festen Rahmen und ein Gefühl der Sicherheit sorgen - jeder hat dann das gleiche Anrecht auf die Druckernutzung. Ganz nebenbei wird dadurch zusätzlich zu einem besseren Firmenklima der steigenden Flut an Papierdrucken Einhalt geboten.
Druckoptimierung statt Streichung
Die praemium Sach- und Dienstleistungskostenoptimierung GmbH aus Duisburg bietet Unternehmen mehr Transparenz und Wirtschaftlichkeit für Druck- und Kopiersysteme mit einer umfassenden Druckoptimierung in drei Schritten. Am Anfang steht eine umfassende Analyse von Ist-Zustand und Bedarf im Unternehmen. Die Analyse bildet die Basis für ein bedarfsorientiertes Konzept, das die Kosten für Druck und Kopierarbeiten senkt und das Verhältnis zwischen Auslastung und Wirtschaftlichkeit ausbalanciert: Die tatsächlichen Anforderungen werden mit der vorhandenen Ausstattung abgeglichen, Ergänzungen und Umstrukturierungen in der Systemausstattung werden empfohlen. Im dritten Schritt schließlich kümmern sich die Experten von praemium um die Umsetzungen, zum Beispiel in Form von Prozessautomatisierung und Beratung für den Aufbau homogener Strukturen. Das Ergebnis der Druckoptimierung: weniger Kosten, mehr Transparenz und ein deutlich verringerter Administrationsaufwand für Druck- und Kopiersysteme.
