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Neues Verfahren vereinfacht die E-Mail-Verschlüsselung deutlich

E-Mail-Verschlüsselung

Obwohl die E-Mail-Verschlüsselung im Fall personenbezogener Inhalte durch die DSGVO klar vorgeschrieben ist, verzichten zahlreiche Unternehmen immer noch auf die Umsetzung. Hintergrund ist der vermeintlich hohe Aufwand. Dabei existieren durchaus Lösungen, die eine zuverlässige, sichere und gleichzeitig einfache Verschlüsselung ermöglichen.

E-Mail-Verschlüsselung immer noch nicht vollständig etabliert

Obwohl die DSGVO schon seit mehr als drei Jahren in Kraft ist, hat sich die E-Mail-Verschlüsselung immer noch nicht flächendeckend etabliert. Dies zeigt unter anderem eine deutschlandweite Umfrage von TeleTrust (2020), wonach nur 41 Prozent der Befragten Maßnahmen zur E-Mail-Sicherheit getroffen hatten. Die restlichen 59 Prozent nutzten demnach keine Verschlüsselungslösung.

Dabei gibt es zahlreiche Aspekte, die für die E-Mail-Verschlüsselung sprechen. Zuvorderst ist dies natürlich der Schutz sensibler Inhalte vor unberechtigtem Mitlesen. Ebenso wird durch die Verschlüsselung DSGVO-Konformität hergestellt. Weiterhin profitieren Nutzer davon, dass der Versand verschlüsselter E-Mails wesentlich schneller erfolgen kann als bei der postalischen Variante. Gerade bei Inhalten wie medizinischen Untersuchungsergebnissen ist dieser Zeitvorteil oftmals entscheidend. Nicht zuletzt stärkt eine Verschlüsselungslösung das Vertrauen von Kunden und Partnern.

Trotz aller Vorteile scheuen Unternehmen insbesondere aufwendige Verschlüsselungsprozesse. Denn bei vielen Lösungen muss die Verschlüsselung manuell erfolgen, wodurch der Arbeitsprozess unterbrochen wird. Doch es existieren auch komfortablere Ansätze, die deutlich einfacher ins Tagesgeschäft zu integrieren sind.

Gute Lösungen für die E-Mail-Verschlüsselung unterstützen nicht nur alle gängigen

Verschlüsselungsverfahren wie S/MIME, OpenPGP, TLS und Domainverschlüsselung. Sie erlauben auch die sogenannte Spontanverschlüsselung. Der Nutzer muss eine E-Mail hierbei lediglich als vertraulich markieren, danach wird sie samt ihrer Inhalte automatisch verschlüsselt und mit einer Trägermail ausgeliefert. Der Empfänger kann den verschlüsselten Anhang mit einem beliebigen internetfähigen Endgerät via Browser öffnen - und zwar durch Eingabe eines Passworts. Hierfür existieren mehrere Passwort-Optionen:

• Initialpasswort per SMS oder Telefonat
• Einladungsmail zur Registrierung (ohne Initialpasswort)
• Einmalpasswort per SMS
• E-Mail-Passwort ohne Registrierung (jede E-Mail hat ein eigenes Passwort)

Patentierte Technologie verfügbar

Einer der wenigen Anbieter, der die oben skizzierte Spontanverschlüsselung in sein Secure E-Mail Gateway integriert hat, ist SEPPmail. Die Lösung greift hierzu auf eine patentierte Technologie mit dem Namen "GINA" zurück. Sobald eine E-Mail-Nachricht im Mail-Programm als vertraulich markiert oder ein bestimmter Schlüsselbegriff in den Betreff eingegeben wurde, prüft das GINA-Verfahren, ob für den Nutzer bereits ein Schlüssel vorhanden ist. Falls nicht, wird dieser automatisch generiert. Weitere Maßnahmen muss der Sender nicht ergreifen. Auch spielt es keine Rolle, ob es sich um einen bereits bekannten oder neuen Empfänger handelt.

Im zweiten Schritt erhält der Empfänger die verschlüsselte Nachricht. Zudem wird ihm ein Passwort über einen der oben genannten Kanäle zur Verfügung gestellt. Nach der Passworteingabe kann er auf die Inhalte zugreifen und auch verschlüsselt antworten.

In Summe ist es mit Lösungen wie dem Secure E-Mail Gateway von SEPPmail sehr einfach, eine zuverlässige, DSGVO-konforme E-Mail-Verschlüsselung zu realisieren. Das Unternehmen hat bei der Entwicklung seiner Lösung immer den Nutzer im Blick und bietet heute schon verschiedene Wege, den sicheren E-Mail-Versand nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren zu können. Auf Basis von Apps, die die lokalen Authentifizierungsmechanismen wie Face-ID und Thumb-ID nutzen, kann sogar auf eine Passworteingabe verzichtet werden. Die verschiedenen Optionen der Spontanverschlüsselung sorgen zudem für ein hohes Maß an Flexibilität und Kundenorientierung.