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Wie lassen sich die optimalen Home-Office-Voraussetzungen schaffen?

Home Office Voraussetzungen

Der verlässliche Versand der Geschäftspost gilt als unternehmenskritischer Bereich. Auch im Home-Office müssen alle Voraussetzungen erfüllt sein, um den Anforderungen gerecht werden zu können.

Die digitale Transformation in Sachen Geschäftspost

Für Unternehmen jeder Größe und Branche ist die Optimierung aller internen Abläufe und Prozesse längst ein bedeutender Teil der Wertschöpfungskette und damit nicht zuletzt auch der Wettbewerbsfähigkeit. Damit geht es nicht nur um generelle Kostensenkungen, vielmehr gilt es darüber hinaus, durch schlanke und flexible Strukturen zukunftsfähig zu werden und zu bleiben.

Schon weit vor Beginn der Pandemie war die Digitale Transformation eine dafür umzusetzende Herausforderung. Transformation bedeutet eben nicht nur die Digitalisierung einzelner Vorgänge, sondern die grundsätzliche Modernisierung von umfassenden Abläufen. Um auch für das Home-Office die idealen Voraussetzungen zu schaffen, müssen für eine erfolgreiche Weiterentwicklung auch gewohnte Denkstrukturen geändert werden.

Optimierte Home-Office-Voraussetzungen sorgen für Kostensenkungen

Dazu gehört zum Beispiel auch der Ansatz, eine eigene, mehr oder weniger große, aber ortsgebundene Poststelle so weit wie möglich zeitgemäß zu modernisieren. Denn spätestens bei Kontakteinschränkungen, Quarantäne oder gar Ausgangssperren treten schnell Probleme auf, wenn Drucker und Frankiermaschine nicht mehr im erforderlichen Umfang oder gar nicht mehr beschickt werden können. Wichtige Briefpost wie Rechnungen, Mahnungen und Bestellungen, aber auch Angebote und sonstige Kunden- und Geschäftspartnerinformationen können nur sehr beschränkt aufgeschoben werden. Mittlerweile gibt es effiziente und kostengünstige Lösungen, um für den Alltagsbetrieb wie auch für das Home-Office mehr als nur praktikable Voraussetzungen zu verwirklichen.

Innovative Anbieter wie ePostBox sorgen für die erforderliche örtliche Unabhängigkeit. Kostenintensive Faktoren wie ein Drucker für jeden Arbeitsplatz inklusive Druckermaterial und Wartung oder Frankiermaschinen entfallen komplett. Kunden, Partner und auch Mitarbeiter können auch in Pandemiezeiten umfassend und qualifiziert informiert werden. Unnötige Kontakte im Betrieb lassen sich im gesundheitlichen Interesse aller vermeiden.

Das System ist so einfach, wie es sich anhört. Von jedem Arbeitsplatz und eben auch vom Home-Office aus können Dokumente jeglicher Art wie Geschäftspost, Serienbriefe, Standard-, Kompakt-, Groß- oder Maxibriefe sowie Einschreiben über eine verschlüsselte Datenverbindung an ein ePostBox-Druckzentrum gesendet werden. Vom Druck geht es nahtlos und unmittelbar weiter zum Kuvertieren, Frankieren und Sortieren, anschließend geht es in die schnelle Zustellung durch die Deutsche Post. Voraussetzungen sind ein Internetzugang und ein Computer oder eine App auf dem mobilen Endgerät.

24/7-Zugang und volle Transparenz der Druck- und Versandprozesse und -kosten, Unabhängigkeit von Öffnungszeiten Dritter und die Beschleunigung der Druck- und Versandprozesse - all das verschafft dem Unternehmen zusätzlich wertvolle freie Ressourcen durch die schnellere Abwicklung.

Viele zusätzliche Features auf einer übersichtlichen Plattform vereint

Die ePostBox-Lösung bietet viele weitere Optionen, effizienter und wirkungsvoller zu arbeiten. Dazu gehören: automatische Adressfeld-Erkennung, Archivierung, Sendungsverfolgung, das Anlegen von Kostenstellen, die Benutzer- und Gruppen-Verwaltung und die Dokumentation der Sendungsmengen. Selbst vom Home-Office aus sind alle Voraussetzungen gegeben, einfach durch das Hochladen einer Vorlage und einer Excel-Liste mit Adressen den Versand von Serienbriefen auszulösen. Die integrierte Seriendruck-Trennung erlaubt die automatisierte Unterscheidung nach fixer Seitenanzahl, neuer Adresse, Stichwort auf der Seite oder auch nach Kundennummer.

Nachhaltiger Briefversand

Die digitale Übermittlung erspart meist die Hälfte des Transportweges auf der Straße, womit Emissionen und Straßenverkehr reduziert werden. Ganz im Sinne einer nachhaltigen Unternehmensstrategie.