Meetings von Führungsteams verursachen einen hohen Aufwand
Sitzungen von Führungskräften sind mit zahlreichen administrativen Aufgaben verbunden. Dies beginnt bereits in der Vorbereitung. Hier müssen zunächst Ort und Zeit geplant werden. Es folgen die Erstellung einer Agenda, das Versenden von Einladungen sowie die Bereitstellung von Unterlagen.
Doch auch während des Meetings gibt es häufig Verbesserungspotenziale hinsichtlich der Effizienz. Dies gilt beispielsweise für die Umsetzung der Meeting-Agenda, die Protokollführung, das Festhalten von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie das Einholen von Feedback.
Nach der Sitzung muss das Protokoll dann finalisiert werden. Doch auch hier endet der Verwaltungsaufwand noch nicht. Denn es ist nun notwendig, den Fortschritt der Aufgaben nachzuverfolgen und ihre Umsetzung sicherzustellen.
Mit einer Meeting Management Software, die all diese Tätigkeiten abbildet, lassen sich erhebliche Effizienzsteigerungen und Zeitersparnisse realisieren. Doch welche Funktionen sollte die Lösung im Einzelnen mitbringen?
Doch auch während des Meetings gibt es häufig Verbesserungspotenziale hinsichtlich der Effizienz. Dies gilt beispielsweise für die Umsetzung der Meeting-Agenda, die Protokollführung, das Festhalten von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie das Einholen von Feedback.
Nach der Sitzung muss das Protokoll dann finalisiert werden. Doch auch hier endet der Verwaltungsaufwand noch nicht. Denn es ist nun notwendig, den Fortschritt der Aufgaben nachzuverfolgen und ihre Umsetzung sicherzustellen.
Mit einer Meeting Management Software, die all diese Tätigkeiten abbildet, lassen sich erhebliche Effizienzsteigerungen und Zeitersparnisse realisieren. Doch welche Funktionen sollte die Lösung im Einzelnen mitbringen?
Diese Features bietet moderne Meeting Management Software
Leistungsstarke Meeting Management Software zeichnet sich dadurch aus, dass sie die Meetingvorbereitung, -durchführung und -nachbereitung gleichermaßen unterstützt. Hierfür muss sie eine Vielzahl von Funktionsbausteinen bieten. So sollte sie zunächst eine einfache und detailgetreue Planung der Meeting-Agenda ermöglichen. Idealerweise können Unterlagen mit den Agendapunkten verknüpft werden. Hilfreich ist außerdem eine Kommentar- und Abstimmungsfunktion, um offene Punkte bereits im Vorfeld diskutieren, klären und beschließen zu können. Dies spart im späteren Verlauf viel Zeit.
Was die Meeting-Durchführung betrifft, so ist eine integrierte Videokonferenzfunktion wichtig. Ebenso sollte Meeting Management Software Unterstützung bei der Umsetzung der Agenda bieten - etwa durch einen Präsentiermodus und die direkte Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen. Vorausgefüllte Protokolle, die auf den Agendapunkten basieren, erleichtern die Protokollführung. Zielführend ist es zudem, wenn Beschlüsse und Aufgaben direkt im System dokumentiert werden können und das Einholen von Feedback unterstützt wird.
In der Nachbereitungsphase sollte die Meeting-Lösung die Verteilung und Genehmigung des Protokolls inklusive digitaler Signatur ermöglichen. Außerdem sollte sie eine Überblick über sämtliche Aufgaben und deren Status bieten sowie eine revisionssichere Archivierung sämtlicher Informationen unterstützen.
Was die Meeting-Durchführung betrifft, so ist eine integrierte Videokonferenzfunktion wichtig. Ebenso sollte Meeting Management Software Unterstützung bei der Umsetzung der Agenda bieten - etwa durch einen Präsentiermodus und die direkte Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen. Vorausgefüllte Protokolle, die auf den Agendapunkten basieren, erleichtern die Protokollführung. Zielführend ist es zudem, wenn Beschlüsse und Aufgaben direkt im System dokumentiert werden können und das Einholen von Feedback unterstützt wird.
In der Nachbereitungsphase sollte die Meeting-Lösung die Verteilung und Genehmigung des Protokolls inklusive digitaler Signatur ermöglichen. Außerdem sollte sie eine Überblick über sämtliche Aufgaben und deren Status bieten sowie eine revisionssichere Archivierung sämtlicher Informationen unterstützen.
Innovative Lösung kommt aus der Schweiz
Eine Meeting Management Software, die alle oben skizzierten Anforderungen erfüllt, kommt vom Schweizer Anbieter Sherpany. Durch intelligente Features beschleunigt und vereinfacht sie die Sitzungsverwaltung und Entscheidungsfindung in Unternehmen signifikant. Zudem ist die sichere Cloud-Lösung auch mobil verfügbar, sodass Organisatoren und Teilnehmer ortsunabhängig zugreifen können.
