Zeit ist zu kostbar, um sie in überflüssigen Treffen zu verplempern
Beeindruckende 23 Stunden pro Woche verbringen Führungskräfte durchschnittlich in internen oder externen geschäftlichen Treffen. Gedacht sind diese Meetings, um die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen und Partner zu koordinieren, um Zeitaufwand und Missverständnisse bei Mehrfachbesprechungen zu vermeiden und um beschlussfähig für die operativen sowie strategischen Entscheidungen einer Organisation zu sein. Dass dieses Ideal in der Realität eher selten ist, wissen wahrscheinlich alle, die Meetings bereits in persona bereichern durften.
In der mobilen Arbeitswelt der Gegenwart wird das Problem umso dringlicher, als Online-Besprechungen aufgrund ihrer spezifischen Herausforderungen noch genauer definierte Meeting-Regeln benötigen, um erfolgreich zu sein – und zwar in all ihren Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Verantwortliche stellen sich der Aufgabe zunehmend und setzen Know-how und Werkzeuge ein, um Sitzungen produktiver und effizienter zu gestalten.
In der mobilen Arbeitswelt der Gegenwart wird das Problem umso dringlicher, als Online-Besprechungen aufgrund ihrer spezifischen Herausforderungen noch genauer definierte Meeting-Regeln benötigen, um erfolgreich zu sein – und zwar in all ihren Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Verantwortliche stellen sich der Aufgabe zunehmend und setzen Know-how und Werkzeuge ein, um Sitzungen produktiver und effizienter zu gestalten.
ZUM THEMA:
Zwei Pizzen müssen für Meeting-Teilnehmende ausreichen
Unter dem Titel "Meeting Management" hat sich hierfür eine eigene Disziplin etabliert. Sie sorgt für bessere Entscheidungen, höhere Produktivität, Zeitersparnis, strukturierte Abläufe und eine effektive asynchrone Zusammenarbeit. Ihre Schritte sind klar gekennzeichnet.
Den Grundstein jedes produktiven Meetings legt eine Agenda mit definierten Punkten und Zielen. Wichtig ist die richtige Wahl und Anzahl der Teilnehmenden, mehr als acht sollten es nicht sein (Jeff Bezos' Zwei-Pizza-Regel). Chronisch unterschätzt wird die Vorbereitung: Sitzungsziele müssen festgelegt, alle Materialien gelesen, die Agenda gegebenenfalls erweitert, Umlaufbeschlüsse definiert, widersprüchliche Prioritäten im Vorfeld beseitigt werden – und vieles mehr.
Das Hauptinstrument zur Kommunikation von Beschlüssen und Handlungsbedarf ist schließlich das Ergebnisprotokoll. Zur Verbesserung zukünftiger Besprechungen sollten Verantwortliche außerdem die ehrliche Resonanz aller Teilnehmenden in einem Meeting-Feedback erfassen.
Den Grundstein jedes produktiven Meetings legt eine Agenda mit definierten Punkten und Zielen. Wichtig ist die richtige Wahl und Anzahl der Teilnehmenden, mehr als acht sollten es nicht sein (Jeff Bezos' Zwei-Pizza-Regel). Chronisch unterschätzt wird die Vorbereitung: Sitzungsziele müssen festgelegt, alle Materialien gelesen, die Agenda gegebenenfalls erweitert, Umlaufbeschlüsse definiert, widersprüchliche Prioritäten im Vorfeld beseitigt werden – und vieles mehr.
Das Hauptinstrument zur Kommunikation von Beschlüssen und Handlungsbedarf ist schließlich das Ergebnisprotokoll. Zur Verbesserung zukünftiger Besprechungen sollten Verantwortliche außerdem die ehrliche Resonanz aller Teilnehmenden in einem Meeting-Feedback erfassen.
Mit Know-how und einem erprobten Werkzeug klappt das Firmen-Date
Die Anforderungen sind also nicht gering. Sie erfolgreich zu realisieren, ist die Vision der Sherpany / Agilentia AG mit Sitz in Zürich. Seine Schwerpunkte "digitale Transformation" und "agile Führung" konzentriert das Unternehmen in einer Lösung für das Meeting Management. Dessen Ziel ist im Slogan "Leading together" prägnant eingefangen: Meetings sollen Mitarbeitende nicht nur zusammenführen, sondern sie auch ermächtigen, zusammen zu führen. Damit die Idee nicht nur ein Wortspiel bleibt, hat der Software-Entwickler eine effiziente Lösung konzipiert: die Meeting Management Software Sherpany.
Vorlagen und Checklisten auf Basis jahrelang bewährter und wissenschaftlich begleiteter Best Practices unterstützen Führungskräfte und ihre Teams bei der Verbesserung der Zusammenarbeit. Sherpany ermöglicht es Sitzungsverantwortlichen, die Agenda an alle Teilnehmenden zu senden und um Rückmeldungen oder das Hochladen relevanter Dokumente zu bitten. Eine Kommentarfunktion erlaubt es, zur Sitzungsvorbereitung Fragen zu stellen und Themen im Voraus zu diskutieren. Per Abstimmung können Entscheidungen gefällt und transparent dargestellt werden. Aufgaben lassen sich zuweisen und der Arbeitsfortschritt verfolgen. Sherpany enthält Templates für das Sitzungsprotokoll sowie das Feedback. Eine Analysefunktion erlaubt detaillierte Einblicke in die Meeting-Produktivität. Sicherheit und Compliance der gesamten Organisation lassen sich über die Software verwalten.
All dies ist wohlgemerkt nur ein beispielhafter Ausschnitt der Funktionen von Sherpany. Die Software lässt sich zudem auf jede beliebige Unternehmensgröße skalieren. Da die ausgetauschten Daten sensibel sind, arbeitet Sherpany nach höchsten Sicherheitsstandards (Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, unabhängige Server in der Schweiz) und den DSGVO-Vorgaben der EU.
Außer durch Software fördert Sherpany die Nutzer durch fundiertes Know-how. Im unternehmenseigenen Guide Azend können sich Interessierte über Grundlagen und den aktuellen Wissensstand des Meeting Managements informieren. Aktuell bietet die Firma zusätzlich eine Meeting Lead Certification an.
Vorlagen und Checklisten auf Basis jahrelang bewährter und wissenschaftlich begleiteter Best Practices unterstützen Führungskräfte und ihre Teams bei der Verbesserung der Zusammenarbeit. Sherpany ermöglicht es Sitzungsverantwortlichen, die Agenda an alle Teilnehmenden zu senden und um Rückmeldungen oder das Hochladen relevanter Dokumente zu bitten. Eine Kommentarfunktion erlaubt es, zur Sitzungsvorbereitung Fragen zu stellen und Themen im Voraus zu diskutieren. Per Abstimmung können Entscheidungen gefällt und transparent dargestellt werden. Aufgaben lassen sich zuweisen und der Arbeitsfortschritt verfolgen. Sherpany enthält Templates für das Sitzungsprotokoll sowie das Feedback. Eine Analysefunktion erlaubt detaillierte Einblicke in die Meeting-Produktivität. Sicherheit und Compliance der gesamten Organisation lassen sich über die Software verwalten.
All dies ist wohlgemerkt nur ein beispielhafter Ausschnitt der Funktionen von Sherpany. Die Software lässt sich zudem auf jede beliebige Unternehmensgröße skalieren. Da die ausgetauschten Daten sensibel sind, arbeitet Sherpany nach höchsten Sicherheitsstandards (Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, unabhängige Server in der Schweiz) und den DSGVO-Vorgaben der EU.
Außer durch Software fördert Sherpany die Nutzer durch fundiertes Know-how. Im unternehmenseigenen Guide Azend können sich Interessierte über Grundlagen und den aktuellen Wissensstand des Meeting Managements informieren. Aktuell bietet die Firma zusätzlich eine Meeting Lead Certification an.
