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Sulz Solutions GmbH
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Herausforderung Mitgliederverwaltung im Verein: Welche IT-Lösung kann helfen?

Mitgliederverwaltung Verein

Die Mitgliederverwaltung im Verein und die Kommunikation mit Sponsoren gehören für viele Vereine zum Tagesgeschäft. Problematisch wird es, wenn diese Arbeit durch unzureichende Softwareprodukte unnötig erschwert wird. Mit anpassbaren IT-Lösungen begegnen Unternehmen Vereinen heute auf der Höhe der Zeit - und sorgen für effizientes und stressfreies Arbeiten.

Wenn die Mitgliederverwaltung im Verein zur Last wird

Für Vereine ist es besonders wichtig, schnell auf die Daten ihrer Mitglieder zugreifen und diese bereichsübergreifend verwalten zu können. Doch gerade administrative Aufgaben werden häufig durch in die Jahre gekommene oder nicht den eigenen Anforderungen entsprechende IT-Lösungen erschwert. Unübersichtliche Benutzeroberflächen und unzureichende Bearbeitungsoptionen erhöhen den Verwaltungsaufwand und führen zu Frust und angespannten Nerven aufseiten der Mitarbeiter. Darunter leidet nicht zuletzt auch der Mitgliederservice.

Die gute Nachricht: Durch moderne und innovative Software kann die Vereinsarbeit vereinfacht werden. Mithilfe zeitgemäßer 360-Grad-Lösungen erhalten Vereine nicht nur einen umfassenden und klar strukturierten Überblick über ihre Mitglieder, sondern können auch die Daten ihrer Sponsoren und Interessenten sowie ihre Arbeitsprozesse verwalten, ohne dabei ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen.

Das Schlüsselwort für moderne Softwarelösungen ist Individualisierung. Dank verschiedener Modulbausteine kann die Software genau an die Anforderungen der Vereine angepasst werden. So können die Kosten für ungenutzte Funktionen gespart und die Software elegant in die Arbeitsprozesse integriert werden, egal ob es um die Erstellung von Rechnungen oder um die Bearbeitung von Mitgliederdaten geht.

Streitpunkt Anschaffungskosten: Wann sich neue IT-Lösungen lohnen

Eine Integration zeitgemäßer Softwarelösungen ist also sinnvoll. Insbesondere für kleinere Vereine steht bei der Anschaffung die Frage im Raum, ob der gelieferte Mehrwert die Kosten für die neuen Tools rechtfertigt oder ob eine kostengünstige, dafür aber weniger anpassbare, Variante nicht geeigneter wäre. Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass sich die angeschafften Programme auch gut in die bestehende IT-Infrastruktur der Vereine integrieren lassen und auch ohne umfangreiche Neuanschaffungen eine hervorragende Performance hinlegen.

Lösungen für diese Probleme liefern Unternehmen, die mit ihren Programmen auf bereits bestehende Software aufsatteln, dabei aber trotzdem eine umfassende Individualisierung ermöglichen. So kann kostengünstig eine gute Integration in die meisten Systeme ermöglicht werden, ohne dass dabei auf den Komfort speziell angepasster Tools verzichtet werden muss.

Das in Münster angesiedelte Unternehmen Sulz Solutions ist auf CRM-Lösungen spezialisiert, die sich primär an den Bedürfnissen von Vereinen und Verbänden orientieren. Mit Microsoft Dynamics 365 setzt das Unternehmen dabei auf eine Plattform, die sich nahtlos an die gängige Office-Umgebung anpasst und damit sowohl technisch als auch in puncto Arbeitsgewohnheit eine problemlose Integration gewährleistet.

Mitgliederverwaltung leicht gemacht: Effizientes Arbeiten für Vereine

Im Hinblick auf die Anpassungsmöglichkeiten der Software hat Sulz Solutions ein Baukastensystem entwickelt, das zwischen verschiedenen Modulen unterscheidet. So bietet das Unternehmen etwa für die Bereiche Mitgliederverwaltung, Vertragsmanagement, Bewerbungen und Eingangsrechnungen jeweils unterschiedliche Bausteine an. Die Bearbeitungsfunktionen innerhalb dieser Bereiche sind besonders umfangreich. So können pro Vereinsmitglied beliebig viele Mitgliedschaften und Adressen angegeben werden, wodurch auf die Verwendung zusätzlicher und häufig uneinheitlich genutzter Felder verzichtet werden kann. Aufgrund anpassbarer Dashboards, in denen die zentralen Daten zur Anzahl der Mitglieder und Sponsoren, angezeigt werden, sind zudem alle wesentlichen Daten intuitiv und mit nur wenigen Klicks abrufbar.

Kunden von Sulz Solutions profitieren zudem von den Features, die bereits in Microsoft Dynamics 365 enthalten sind. Dazu gehören die Planung von Aufgaben und Terminen sowie die Verwaltung und Ablage von Mails. Auch der mobile Zugriff auf die Daten des CRM kann mittels der Software ermöglicht werden.

Bei Bedarf kann die die Mitgliederverwaltung durch ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) ergänzt werden. Egal ob Mitgliederantrag, Beitragsrechnung oder Sponsorenvertrag - mithilfe des Programms werden alle relevanten Dokumente GoBD- und DSGVO-konform archiviert und sind fortan digital verfügbar. Damit kann auch auf eine papierbasierte Aktenablage verzichtet werden - und die Umwelt freut sich ebenfalls.