advertorial

So lässt sich ein PDF online unterschreiben - einfach, schnell und rechtssicher

PDF online unterschreiben

Ein PDF online zu unterschreiben oder unterschreiben zu lassen, bietet Unternehmen eine schnelle, papierlose und beweiskräftige Alternative zur klassischen Unterschrift auf Papier. Da nicht alle Anbieter für elektronische Unterschriftenlösungen ein gleich hohes Sicherheitsniveau bieten können, gilt es bei der Wahl der passenden Lösung einiges zu beachten.

Warum PDF heute das Standardformat für Dokumente ist

Das Portable Document Format von Adobe, besser bekannt als PDF, ist heute das weltweit am weitesten verbreitete Dateiformat für elektronische Schriftstücke. Dieses Format erlaubt es den Nutzern, nicht nur Dateien zu erstellen, sondern auch ihre Form klar festzulegen, sodass sie unabhängig von Endgerät, verwendeten Programmen oder Betriebssystemen stets gleich dargestellt und gedruckt werden. Damit wollte Adobe die Konvertierungsprobleme lösen, mit denen andere Dateiformate wie etwa Word häufig zu kämpfen haben - beispielsweise verschobene Zeilen oder falsche Schriftarten. Insbesondere bei Dokumenten, die an zahlreiche Empfänger weitergeleitet oder auf Papier ausgedruckt werden sollen, kommt deshalb vor allem dieses Format zum Einsatz. Zudem werden auch Verträge und Anträge in der Regel in PDFs umgewandelt, bevor sie unterschrieben und archiviert werden. Die genauen Spezifikationen für diesen Prozess wie auch weitere Standards etwa hinsichtlich der Speicherung der PDF-Dateien oder auch der Methoden der Überprüfung ihrer Übereinstimmung sind seit 2008 in der ISO 32000-1 festgehalten.

So einfach ist es, ein PDF online zu unterschreiben

Wie lassen sich PDFs jedoch online unterschreiben und welchen Nutzen hat dies, insbesondere im Vergleich zur klassischen Unterschrift auf dem Papier? Zunächst einmal ist der Prozess selbst nicht kompliziert: Dem entsprechenden Dokument wird per Drag & Drop ein Signaturfeld hinzugefügt und das Dokument anschließend für die Person freigegeben, von der die Unterschrift benötigt wird. Dieser Person lässt man anschließend per Mail einen Link zu diesem Dokument zukommen. Die Vorteile einer solchen elektronischen Unterschrift gegenüber dem Papier liegen in erster Linie in der Verschlankung des Prozesses und nicht zuletzt in der enormen Zeit- und Papierersparnis, da die benötigten Unterschriften meist bereits innerhalb eines Tages vorliegen und Rückläufer verhindert werden.

Gratisanbieter oder doch kostenpflichtige Lösungen?

Bei elektronischen Unterschriften stellt allerdings die Beweiskraft einer solchen Unterschrift eine Herausforderung dar, schließlich lässt sich nicht immer einfach nachweisen, dass die gesetzte Signatur tatsächlich vom Adressaten stammt und nicht von einer anderen Person. Neben der Rechtsverbindlichkeit des Dokuments spielt zudem der Schutz der Daten und damit zusammenhängend auch die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen eine wichtige Rolle. Deshalb definiert die Europäische Verordnung über die elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste für elektronische Transaktionen drei unterschiedliche Sicherheitsstufen der elektronischen Signatur - einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Gratisanbieter für elektronische Unterschriftenlösungen bieten den Nutzern meist nur die Möglichkeit einer einfachen Signatur, die faktisch keine rechtliche Beweiskraft besitzt und deshalb gerade für Geschäftsprozesse ungeeignet ist. Kostenpflichtige elektronische Unterschriftenlösungen wie etwa inSign haben dagegen den Vorteil, dass sie bei der Unterzeichnung auch biometrische Daten des Schriftzugs verschlüsselt speichern, die unverwechselbar sind und sich deshalb eindeutig einer bestimmten Person zuordnen lassen. Somit erfüllen die so erstellten Unterschriften in jedem Fall mindestens die Voraussetzung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur und sind daher absolut rechtssicher.