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© Katja Schäfer
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Wie sich eine Projektkrise mit professioneller Beratung bewältigen lässt

Projektkrise

Immer wieder kommt es vor, dass Projekte in Schieflage geraten. Daraus kann schnell eine Projektkrise werden. Wird die Krise in dieser Situation konkret benannt, kann dies die Legitimation für Veränderung schaffen. Mit der professionellen Beratung einer Expertin für Projektmanagement und Coaching können besondere Maßnahmen und grundlegende Veränderungen eingeleitet werden. Die Projektkrise kann so auch die Basis für einen Neustart bilden.

Kennzeichen einer Projektkrise

Entsteht während eines Unternehmensprojekts ein unkontrollierbares Problem, für das die gängigen Problemlösungsmaßnahmen nicht greifen, spricht man von einer Projektkrise. Unter Umständen kann diese nicht nur den Projekterfolg, sondern das ganze Unternehmen gefährden. Grundsätzlich wird das Risiko als mögliche Gefährdung sowie das Problem als eingetroffene Gefährdung strikt von der Projektkrise abgegrenzt - denn die Auswirkungen einer Projektkrise sind stets existenziell und entziehen sich den üblichen Lösungsmethoden. Sie geht mit Kontrollverlust bei zugleich hoher Komplexität einher. Zudem ist der Entscheidungsdruck enorm. Es geht in der Projektkrise also immer - und insbesondere im Großprojektmanagement - darum, den Mut zu fassen, neue Wege in Projekten zu gehen.

Häufig kündigt sich eine Projektkrise in Unternehmensprojekten als ein Stocken des Projekts an, bei dem keiner wirklich weiß, warum es nicht weitergeht oder welche Lösungen greifen könnten. Katja Schäfer, Coach, Seminartrainerin und Mentorin in Großprojekten, setzt genau an solchen STOP-Punkten, die eine totale Krise zur Folge haben könnten, mit ihrer Arbeit an.

Transformation in der Projektkrise

Sind der Fertigstellungstermin und der Produktivstart eines Projekts massiv gefährdet, steigt der Druck auf den Projektmanager und die beteiligte Geschäftsführung. Nicht selten hängen Millionenbeträge und erhoffte Folgeaufträge von der Umsetzung eines Projekts ab. Statt dann einfache Gründe oder gar Schuldige zu suchen, wäre es gewinnbringend, sich externe Unterstützung zu holen. Mit einem frischen Blick von außen und fachlicher Expertise kann eine Expertin wie Katja Schäfer neue Wege aufzeigen.

In einem ersten Schritt stellt Schäfer dafür den Status quo fest: Dabei werden das Projektziel und alle Bereiche des Projektes analysiert, die Stakeholder sowie die gesamte Projektstruktur erhoben und mit den bereits bekannten Problemen und Risiken betrachtet. Die Ergebnisse dieser Analyse bilden die Grundlage für die weitere Arbeit.

Im zweiten Schritt werden die Teilprojekte, Phasen und Beteiligten als "virtuelle" Projekträume "betreten". Auch wenn dies viel Zeit, Aufmerksamkeit und Konzentration erfordert, zeigt sich das Projekt anschließend von einer neuen Seite - es können Themen und Zusammenhänge erkannt werden, die vorher nicht sichtbar waren. Im Anschluss kann die Auflösung von Blockaden im Projekt beginnen. Für die vertiefende Betrachtung aller Bereiche nutzt Schäfer Techniken, die sie speziell für das Projektmanagement weiterentwickelt hat. Sind die Blockaden erkannt, löst Schäfer diese auf und verstärkt die Kräfte, die für das weitere Vorankommen im Projekt erforderlich sind. Aufgrund der Individualität jeder Situation ist das Lösen von Blockaden oder das Verstärken von gewinnbringenden Strategien schwer zu generalisieren - einige Beispiele für zuvor nicht ersichtliche Lösungen, die sich daraus ergeben, können den Prozess aber verständlicher machen:

• Eine dringend erforderliche und verzögerte Materiallieferung kann auf einem anderen Weg beschafft werden, der Fertigstellungstermin kann dadurch eingehalten werden.

• Erforderliche Bescheide der Genehmigungsbehörden werden schneller erteilt, sodass die geplanten Umsetzungstermine gehalten werden.

• Der Betriebsrat, der das Projekt stoppen wollte, wird gesprächsbereit und zeigt sich lösungsorientiert.

• Stakeholder erkennen und verstehen, dass weitere Ressourcen bereitgestellt werden müssen.

Im dritten Schritt werden die Ergebnisse und erforderlichen Maßnahmen in einem gemeinsamen Termin erörtert, woraufhin Veränderungsschritte abgeleitet und beschlossen werden. Deren Umsetzung erfolgt schließlich durch den Projektmanager in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung.

Katja Schäfer – Expertin für Projektmanagement

Jeder Projektmanager kennt Blockaden in Projekten, auch wenn er oder sie sie nicht unbedingt als Krise bezeichnen würde. Werden aus diesen Blockaden allerdings Punkte, an denen man sich abrackert, auf unlösbare Widerstände stößt und es einfach nicht weitergeht, entsteht oftmals Stress bei vielen Beteiligten und die Angst steigt, das Projektziel nicht mehr erreichen zu können. Gerade ein stockendes Großprojekt kann für Unternehmen sehr teuer werden und immer mehr Blockaden und Widerstände entwickeln.

Die Klärung einer solchen Projektkrise gelingt Katja Schäfer in intensiver Arbeit in drei Schritten. Damit lassen sich stagnierende Projekte unabhängig von der Projektart leichter umsetzen. Unternehmen und Projektmanager müssen dafür den Mut aufbringen, Widerstände zu lösen und neue Wege einzuschlagen. Schäfer nutzt verschiedene Techniken systemischer Arbeit und altes Wissen, das sie speziell für das Projektmanagement als Technik weiterentwickelt hat. Ihre Auftraggeber, das Projektteam und alle Beteiligten nehmen sehr schnell positive Veränderungen wahr, sobald Katja Schäfer mit ihrer Arbeit beginnt.