Rechnungsprozess automatisieren: Mehr Effizienz durch die digitale Rechnungsverarbeitung

Branchenübergreifend zeigt sich das gleiche Bild: Täglich fallen zahlreiche Belege und Dokumente in unterschiedlichen Abteilungen an und die Datenmenge steigt unaufhaltsam. Analoge Rechnungsprozesse kosten viel Zeit und Geld, bringen einen hohen Arbeitsaufwand mit und benötigen viel physischen Platz, denke man hier an die Aufbewahrungsfristen und die revisionssichere Archivierung. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist daher zu einem der großen Themen geworden, die bei vielen Betrieben auf der Digitalisierungsagenda weit oben rangieren.

"Das Ziel einer Softwarelösung sollte ein hoher Automatisierungsgrad aller Arbeitsabläufe vom Rechnungseingang bis zur Übergabe aller Abteilungen sein", erklärt Experte Oliver Schulze, Geschäftsführer der agorum Software GmbH. "Gleichzeitig geht es darum, das positionsgenaue Auslesen und Abgleichen zwischen Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen sicherzustellen. Auch die rechtlichen sowie individuellen Anforderungen der digitalen Archivierung müssen erfüllt werden", so Schulze weiter.

Mehr als Standard: Positionsgenaues Auslesen und Abgleichen

Moderne Software ermöglicht das einfache Auslesen von wenigen Metadaten bis hin zum umfassenden und eigenständigen Management. Dabei werden alle Dokumente um einen Rechnungsprozess über den Scanner oder per E-Mail aus Systemen wie ERP überführt und über Metadaten im richtigen Verzeichnis abgelegt. Gleichzeitig erfolgen Abgleich und Zuordnung von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellnummern. Die Software agiert als Koordinator und ermöglicht es den Systemen so, miteinander zu kommunizieren. "Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Der Abgleich von Brutto- und Nettobetrag oder der Kundennummer ist keine hohe Kunst. Aber nur wenige Systeme, so wie agorum core, beherrschen das positionsgenaue Auslesen und Abgleichen", verrät Oliver Schulze.

Ein smartes Dokumentenmanagementsystem beantwortet ebenso die Frage, wie sich technische Maßnahmen zum Datenspeichern sinnvoll organisieren lassen. Stichwort Archivierungskonzept und Storage. Eine Rechnung durchläuft den Workflowprozess der digitalen Verarbeitung in einem DMS, wobei immer mehrere Historien bei gleichbleibendem Content entstehen. "Und das passiert bei jeder Archivierung. Dass sich das immense Datenvolumen auf die Performance der gesamten IT-Infrastruktur und der Datensicherheit auswirkt, ist keine große Überraschung", bestätigt Schulze.

Hier gilt es zu unterscheiden: Wenn Dokumente täglich abrufbar sein müssen, bietet sich die Speicherung auf schnell verfügbaren Ressourcen an. Bei einem DMS, wie agorum core, lassen sich dazu Regeln hinterlegen, die einen unmittelbaren Zugriff in wenigen Sekunden ermöglichen. Anderer Content, der weniger genutzt wird, sollte sich idealerweise in einen Storage auslagern lassen. Der externe Speicherplatz in einem Storage-System entlastet wesentlich die internen Datenbanken. "Wir haben Kunden, die durch den Einsatz des Storage-Moduls von agorum core 50 Prozent der Speicherressourcen einsparen konnten", berichtet der Experte. Aufgrund der bereits im Vorfeld umfangreich erhobenen Metadaten werden Dokumente entsprechend dem richtigen Speichermedium zugeordnet. Eine automatische Deduplizierung verhindert Duplicate Content, was einen unnötigen Speicherverbrauch ausschließt. Das Dokumentenmanagementsystem stellt so eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen (zehn Jahre und mehr) sicher, ohne die eigenen Kapazitäten zu belasten.

Mit einem individualisierbaren Standard den nächsten Schritt wagen

Standardlösungen sind heute mitunter einer der großen Hemmschwellen, um den Umstieg auf eine digitale Rechnungsverarbeitung anzugehen. Vor allem komplexe Rechnungsverarbeitungen wie in Branchen der Automobilindustrie, dem produzierenden Gewerbe, der Energiewirtschaft oder Mineralölbranche machen individuelle Anpassungen unabdingbar. "Ein hoher Konfigurierungsgrad maßgeschneidert auf die Unternehmensstrukturen ist immens wichtig. Durch eine Open-Source-Technologie ist zugleich eine digitale Unabhängigkeit gewährleistet", erklärt Oliver Schulze abschließend. Experten, wie die Mitarbeitenden der agorum Software GmbH, haben sich darauf spezialisiert, einen "individualisierbaren Standard" zu entwickeln, der den Ein- und Umstieg in die Digitalisierung erheblich erleichtert. Mehr als 500 Kunden und über 2,4 Millionen Anwender konnten sich bis heute von agorum core überzeugen.