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Secure Mail: Absicherung der E-Mail-Kommunikation erfordert mehrere Maßnahmen

Secure Mail

E-Mails sind immer noch das führende Kommunikationsmittel im Geschäftsumfeld - und Hacker sind sich dessen bewusst. Sie lesen vertrauliche Inhalte nicht nur mit, sondern missbrauchen das Medium auch, um direkt zu den Mitarbeitern eines Unternehmens vorzudringen. Aus diesen Gründen führt kein Weg an einem umfassenden Secure-Mail-Konzept vorbei. Doch aus welchen Bausteinen besteht solch ein Konzept und wie lässt es sich ohne zu hohen Aufwand implementieren?

E-Mail-Sicherheit häufig immer noch verbesserungswürdig

Eine deutschlandweite TeleTrust-Umfrage aus dem Jahr 2020 zeigt: Nur 41 Prozent der Unternehmen hat konkrete Maßnahmen zur E-Mail-Sicherheit getroffen. Die restlichen 59 Prozent verfügen demnach nicht über eine Secure-Mail-Lösung. Dies ist nicht nur im Hinblick auf die stetig steigende Zahl von Cyber-Attacken und Datendiebstählen riskant. Auch hinsichtlich der DSGVO, die mittlerweile seit über drei Jahren gilt und eine Verschlüsselung von E-Mails mit personenbezogenen Daten vorschreibt, ist dieser Zustand kaum tragbar.

Diese Komponenten sollte ein Secure-Mail-Konzept beinhalten

Um ein angemessenes Sicherheitslevel im Umgang mit E-Mails zu realisieren, müssen Secure-Mail-Konzepte mehrere Anforderungen erfüllen. Der erste Baustein ist die digitale Signatur, denn nur mit ihr lassen sich Absender von E-Mails mit absoluter Gewissheit identifizieren. Für diese Signaturen braucht man bestimmte Zertifikate von autorisierten Zertifizierungsstellen wie SwissSIgn, QuoVadis, Digicert, Sectgio, GlobalSign oder D-Trust. Eine moderne E-Mail-Sicherheitslösung bietet Schnittstellen, über die eine automatisierte Verwaltung und Erneuerung dieser Zertifikate erfolgt. Weiterhin ist es von hoher Bedeutung, die Inhalte von E-Mails zu verschlüsseln. Andernfalls sind sie - wie bei einer Postkarte - für jedermann offen lesbar und im Falle personenbezogener Inhalte zudem nicht DSGVO-konform.

Zum Thema Secure Mail gehört darüber hinaus die Option, selbst übergroße Anhänge per Mail versenden zu können. Die Rede ist hierbei auch von Large File Transfer. Ebenso sollten die Nachrichten mit offiziellen Disclaimern ausgestattet werden können, die sich bestenfalls zentral verwalten lassen (Central Disclaimer Management).

Mehrfach ausgezeichnete Lösung erfüllt alle Anforderungen

Eine mehrfach prämierte Lösung, die all die genannten Funktionsbausteine mitbringt, ist das Secure E-Mail Gateway von SEPPmail. Bereits seit über 18 Jahren wird die einfache, flexible Software von Banken, Versicherungen, Anwälten, Behörden, dem Medizinsektor und anderen Unternehmen eingesetzt, um die elektronische Kommunikation zu sichern.

Die Secure-Mail-Lösung beinhaltet eine patentierte, automatische Verschlüsselung, die wesentlich komfortabler ist als gängige Verschlüsselungsmethoden. Für die Sicherung der Authentizität und Echtheit versieht das Gateway ausgehende E-Mails automatisch mit einer Signatur, welche zentral verwaltet werden kann. Optional sind zudem Features zur Abwehr von Spam, Viren und Phishing erhältlich. Abgerundet wird die Liste der Features durch ein leistungsstarkes Zertifikatsmanagement, Hochverfügbarkeit, hohe Performance und Compliance-Konformität.