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LIZ Smart Office GmbH
LIZ Smart Office GmbH

Im Büro der Zukunft: Das Smart Office bietet Unternehmen und ihren Mitarbeitern echte Vorteile

Smart Office

Das Smart Office hat sich in vielen Unternehmen bereits fest etabliert, andere stehen noch ganz am Anfang der Transformation. Dass dieser Schritt selbst kleinen Unternehmen Vorteile bietet und mit der richtigen Software einfach gelingen kann, zeigt ein Berliner Unternehmen, das auf diesem Gebiet echte Pionierarbeit geleistet hat.

Welchen Mehrwert bietet das Smart Office modernen Unternehmen?

Desk Sharing, ein digitales Arbeitsplatzmanagement und flexible Arbeitsbereiche für konzentriertes Arbeiten oder den kommunikativen Austausch: Hinter dem Begriff "Smart Office" stehen zahlreiche Tools und Systeme, mit denen die Arbeitswelt von morgen noch effizienter gestaltet werden soll. Die Vernetzung sämtlicher Arbeitsbereiche spielt dabei eine genauso wichtige Rolle wie die Flexibilität: Statt fester Arbeitsplätze suchen sich die Mitarbeiter stets den Platz aus, an dem sie ihren Aufgaben am effizientesten nachgehen können, oder finden sich in Gemeinschaftsräumen zusammen, um an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Digitale Verwaltungs-Tools sorgen derweil dafür, dass die Buchung der Arbeitsplätze und Meetingräume reibungslos funktioniert.

Den Unternehmen bietet ein solches Bürokonzept nicht zuletzt den Vorteil, vorhandene Ressourcen effizienter nutzen zu können. Neben einer besseren Auslastung der vorhandenen Arbeitsplätze und dem geringeren Verwaltungsaufwand geht es dabei auch darum, im Unternehmen schlummernde Optimierungspotenziale aufzudecken. Dabei helfen den Office-Managern intelligente Management Tools, die unterschiedliche Daten – beispielsweise zur Auslastung der Arbeitsbereiche – sammeln, auswerten und anschließend anschaulich darstellen. Dies schafft mehr Übersicht und erlaubt es den Verantwortlichen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Das Smart Office ist zudem ein nicht zu unterschätzendes Argument bei der Mitarbeitergewinnung, denn auch die Arbeitnehmer schätzen die Flexibilität, die dieses Bürokonzept ihnen bietet. Da sich der wirtschaftliche Erfolg eines modernen Unternehmens nicht zuletzt aus der Innovationskraft seiner Mitarbeiter speist, ist dies gerade heute ein nicht zu unterschätzender Faktor. Dank intelligenter Sensoren, die beispielsweise die Luftqualität oder den Lärm im Büro erfassen und auswerten, kann die Arbeitssituation im Smart Office sogar noch besser an die Bedürfnisse der Belegschaft angepasst werden.

Keine Angst vor Veränderungen!

Auch wenn die Vorteile des Smart Office auf der Hand liegen, zögern viele Unternehmen noch bei der Implementierung. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein – oftmals wissen die Verantwortlichen schlicht nicht, welche Vorteile ihnen dieses Arbeitsmodell bietet, oder glauben fälschlicherweise, dass die Umsetzung mit Umbauten und hohen Kosten verbunden ist. Manchmal ist es aber schlicht die Angst vor Veränderungen, die einem Unternehmen im Weg steht. Wie wichtig der Einsatz digitaler Lösungen und neuer Arbeitsmodelle für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens sein kann, zeigte sich allerdings zu Beginn der Corona-Pandemie, als plötzlich genau dies dringend benötigt wurde. Dabei geht es nicht bloß um das Homeoffice, denn auch in Zeiten der Pandemie möchten oder müssen einzelne Mitarbeiter vor Ort im Büro arbeiten, weshalb das hybride Arbeiten recht beliebt ist. Den Überblick zu behalten, fällt in einer solchen Arbeitswelt allerdings nicht leicht, zumal es auch hygienische Auflagen einzuhalten gilt.

Die Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Implementierung moderner Bürokonzepte begegnen, sind dem Team der LIZ Smart Office GmbH bekannt. Deshalb haben die Vorreiter in Sachen Smart Office für ihre Kunden eine Plattform entwickelt, die aus einer Buchungssoftware und einem Tool für die Office Manager besteht, die ohne lange Einarbeitung bedient werden kann und sich flexibel an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpasst.

Individuelle Lösungen für ein zukunftssicheres Smart Office

Mit der Buchungssoftware LIZ BOOKER können Arbeitsplätze, Meetingräume und sogar Parkplätze per App oder im Browser mit ein paar Klicks gebucht werden, was den Mitarbeitern ein Maximum an Flexibilität sowie den vollen Überblick über die Raumsituation ermöglicht. Bei der Entwicklung dieser Lösung standen nicht zuletzt die intuitive Bedienung und Anschaulichkeit im Vordergrund. So können die Mitarbeiter etwa anhand eines digitalen Floorplans ganz einfach erkennen, welche Arbeitsplätze noch frei und welche belegt sind – vor allem in Zeiten der Corona-Pandemie ein wirklich hilfreiches Feature. Zugleich erfahren sie dank LIZ BOOKER, welche Kollegen gerade verfügbar sind und wo sie sich aufhalten, was eine effizientere Zusammenarbeit ermöglicht.

Mit dem Management-Tool LIZ WORKSPACE MANAGER behalten die Office Manager jederzeit den Überblick über die Arbeit im Unternehmen und bestimmen selbst, welche Mitarbeiter welche Räume buchen dürfen. Verschiedene Dashboards liefern den Nutzern derweil auf anschauliche Weise Informationen über die Flächennutzung in ihrem Unternehmen, sodass sie mögliche Potenziale leicht erkennen und anschließende Maßnahmen auf Grundlage einer soliden Datenbasis treffen können.

Zuvor muss die Software allerdings an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden, was innerhalb von nur vier Schritten erledigt ist. Auch hierbei setzt LIZ auf eine intuitive Handhabung – so lässt sich etwa per Baukastenprinzip ein digitaler Zwilling des Office erstellen, während neue Mitarbeiter problemlos per CSV-Import hinzugefügt werden. Um es ihren Kunden noch einfacher zu machen, begleitet das Customer Success Team von LIZ sie mit einer Onboarding-Strategie bei der Einführung der Plattform und findet auch für spezielle Wünsche und Bedürfnisse die passende Lösung. LIZ bleibt aber auch nach der Installation an der Seite der Kunden und sorgt mit regelmäßigen Updates und neuen Features dafür, dass ihr Smart Office jederzeit auf dem neuesten Stand bleibt.