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Rydoo
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Wie Unternehmen mit einer App für das Spesenmanagement langfristig an den richtigen Stellen Kosten senken

Spesenmanagement

Auch wenn die Zahl der Geschäftsreisen durch die Corona-Pandemie stark gesunken ist und Meetings vermehrt online abgehalten werden, sind sich Experten einig, dass sich dies nach Überwindung der Krise wieder ändern wird. Denn nichts kann ein Treffen von Angesicht zu Angesicht ersetzen, um Vertrauen zu Kunden und Geschäftspartnern aufzubauen und so das Geschäft voranzutreiben. Die effiziente Verwaltung des Spesenmanagements hat Priorität, da Geschäftsreisen einen großen Kostenfaktor darstellen. Viele Unternehmen wickeln die Reisekostenabrechnung allerdings noch immer manuell und papierbasiert ab. Um hier Optimierungspotenziale zu erschließen, empfiehlt sich die Nutzung einer Lösung zur zeilenweisen Kostenabrechnung.

Vorteile einer Echtzeit-App für das Reise- und Abrechnungsmanagement

Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung spart in erster Linie Zeit und Aufwand – und zwar für alle Beteiligten. Mitarbeiter müssen nicht mehr sämtliche Belege sammeln, sortieren und lästige Formulare ausfüllen, sondern können Belege einfach mit dem Smartphone einscannen und die dazugehörigen Informationen eingeben. Somit können sie ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen und sind nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener.

Gescannte Quittungen mit der erforderlichen Kostenstelle werden in Echtzeit an die Finanzabteilung übermittelt und zentral gespeichert. Somit kann diese Belege jederzeit prüfen und genehmigen – ohne dass dafür eine analoge Unterschrift nötig wäre oder verantwortliche Manager vor Ort sein müssten. Berge an Arbeit am Monatsende entfallen damit, stattdessen können Finanzteams die Spesen so bearbeiten, wie es am besten in ihren Zeit- und Arbeitsplan passt. Fehler oder Unregelmäßigkeiten fallen bei der zeilenweisen Reisekostenabrechnung zudem schneller auf und können umgehend korrigiert werden. So lässt sich nicht nur Ärger mit Kunden vermeiden, sondern auch Konflikte mit Mitarbeitern lassen sich leichter lösen, wenn diese wegen eines Flüchtigkeitsfehlers auf ihre Rückerstattung warten müssen. Auch betrügerische Abrechnungen können leichter aufgedeckt werden, da die Finanzabteilung alle Kosten stets im Blick hat. Eine Zusammenfassung aller Reisekosten wird monatlich automatisch generiert. Zudem lassen sich die größten Kostenfaktoren so besser erkennen und durch Optimierungen eventuelle Verluste stoppen.

Darüber hinaus verbessert ein Tool für das Spesenmanagement die Einhaltung der Reise- und Abrechnungsrichtlinien des Unternehmens, da Mitarbeiter auf einen Regelverstoß umgehend hingewiesen werden können und denselben Fehler nicht so schnell noch einmal begehen. Ebenso können sie lokale Vorschriften und Unternehmensrichtlinien in der App einsehen, wodurch sich Fehler von vornherein vermeiden lassen. Zu guter Letzt senken Unternehmen durch eine papierlose Finanzabteilung Kosten und können ihre CO2-Bilanz verbessern.

Das gesamte Spesenmanagement in einem Tool zentral abwickeln

Das 2013 gegründete Corp-up Rydoo bietet die weltweit erste SaaS-Lösung für alle Prozesse rund um die Reisebuchung und -abrechnung an. Das Tool bildet alle Bereiche der Geschäftsreise digital ab – von der Suche und Buchung von Flug und Hotel in Übereinstimmung mit den Reiserichtlinien des Unternehmens bis zur Reisekostenabrechnung, Zahlung und Fakturierung. Die Spesenmanagement-Lösung von Rydoo überzeugt darüber hinaus mit einer schnellen und effizienten Integration – sie ist kompatibel mit allen beliebten Tools – und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden. Wie nutzerfreundlich und effizient der Einsatz der Lösung von Rydoo ist, zeigt eine Akzeptanzrate bei Kunden von 93 Prozent innerhalb des ersten Monats. Bereits über 8.200 Kunden und mehr als eine Million Nutzer in 195 Ländern setzen auf die Software-Lösung von Rydoo und sparen damit jährlich über 805.000 Stunden. In der DACH-Region gehören unter anderem Burger King, Fritz Kola und Swiss Airlines zum Kundenstamm.

Rydoo unterstützt bei der Implementierung

Je nach Unternehmensgröße ist das Abrechnungs-Tool in drei verschiedenen Paketen erhältlich und kann um verschiedene Add-ons erweitert werden. Das Team von Rydoo steht Nutzern beziehungsweise Unternehmen bei der Implementierung der Spesenmanagement-Software in neun Sprachen mit Rat und Tat zur Seite, sodass diese schnell von den Vorzügen der Plattform profitieren können. Für größere Unternehmen erstellen die Experten einen Onboarding-Plan, während sie bei KMU direkt mit der Einarbeitung beginnen. Rydoo empfiehlt ein dezentrales Tech-Stack, da es Digitalisierungsprojekte kleinteiliger macht, sodass einzelne Elemente schnell umgesetzt werden können und Ergebnisse liefern, die sofort Kosten senken.